Tietoa on enemmän kuin koskaan – silti päätöksenteko ei aina helpotu

Suomen oppilaitokset elävät tilanteessa, jossa ennakointitietoa on enemmän kuin koskaan.

Megatrendit, työvoimabarometrit, nuorisobarometrit, Tilastokeskuksen analyysit, Vipusen koulutustilastot sekä lukuisat selvitykset tuottavat jatkuvasti uutta tietoa toimintaympäristön muutoksista. Yliopistot, ammattikorkeakoulut ja ammatilliset oppilaitokset toimivat keskellä tietovirtaa, joka pyrkii kuvaamaan tulevaisuuden osaamistarpeita, työelämän muutoksia ja koulutuksen kysyntää.

Ennakointitiedon tarkoitus on yksinkertainen: auttaa oppilaitoksia tekemään parempia päätöksiä tulevaisuudesta.

Silti monessa oppilaitoksessa tunnistetaan sama ilmiö. Muutos huomataan usein vasta siinä vaiheessa, kun se on jo käynnissä.

Kyse ei yleensä ole siitä, että tietoa puuttuisi. Päinvastoin – tietoa on paljon. Haaste syntyy siitä, että kokonaisuus ei aina ehdi kirkastua ajoissa.

Strategiaprosessit on rakennettu toisenlaisena aikana

Oppilaitosten strategiaprosessit ovat monella tavalla huolellisia ja perusteellisia. Strategia päivitetään muutaman vuoden välein ja toimintasuunnitelmat rakennetaan vuosittaisissa sykleissä.

Tämä malli on toiminut hyvin aikana, jolloin toimintaympäristö muuttui hitaammin.

Nykyisessä tilanteessa muutosnopeus on kuitenkin kasvanut. Työelämän osaamistarpeet voivat muuttua kuukausissa. Uudet teknologiat, investoinnit ja toimialojen rakennemuutokset vaikuttavat nopeasti siihen, millaista osaamista alueella tarvitaan.

Oppilaitokset joutuvat tasapainoilemaan kahden aikajänteen välillä:

yhtäältä pitkäjänteinen strategiatyö ja koulutusrakenteiden vakaus,toisaalta nopeasti muuttuva työelämä.

Tämä jännite on yksi keskeisistä syistä siihen, miksi ennakointitiedon hyödyntäminen ei aina ole yksinkertaista.

Kun tieto jää hajalleen

Oppilaitoksissa syntyy jatkuvasti valtava määrä aineistoa.

Hakijadataa.Opiskelijapalautetta. Työllistymistilastoja. TKI-hankeraportteja.Y ritysyhteistyön havaintoja. Alueellisia työvoimaennusteita.

Jokainen näistä kertoo jotakin tärkeää.

Haaste syntyy siitä, että tieto elää eri järjestelmissä, raporteissa ja hankkeissa. Usein aineistoja tarkastellaan erikseen, vaikka niiden todellinen arvo syntyy vasta silloin, kun ne yhdistetään kokonaiskuvaksi.

Kun tietoa kertyy jatkuvasti lisää, oppilaitoksissa syntyy helposti ilmiö, jonka moni tunnistaa:

tietoa on paljon, mutta suunta ei kirkastu.

Kolme tilannetta, jotka toistuvat oppilaitoksissa

1. Työelämä muuttuu, mutta koulutus reagoi hitaammin

Alueelle syntyy uusi teollinen investointi tai nopeasti kasvava toimiala. Yritykset alkavat puhua osaajapulasta, mutta koulutusrakenteet muuttuvat hitaasti.

Ennakointitietoa kyllä on – työvoimabarometrit, alueelliset selvitykset ja yritysten viestit kertovat muutoksesta.

Haaste on siinä, että tieto ei ehdi muodostua nopeasti yhteiseksi tilannekuvaksi.

2. Hakijadata kertoo mitä tapahtuu – mutta ei miksi

Oppilaitokset seuraavat tarkasti hakijamääriä ja koulutusten vetovoimaa. Kun hakijamäärät muuttuvat, reaktio käynnistyy nopeasti.

Mutta yksi kysymys jää usein avoimeksi: miksi?

Miksi hakijat valitsevat yhden koulutuksen mutta eivät toista?Miksi kiinnostus tiettyyn alaan hiipuu?Miten nuorten odotukset muuttuvat?

Näihin kysymyksiin vastaukset löytyvät usein laadullisesta tiedosta, jota on paljon – mutta jota on vaikea käsitellä.

3. TKI-hankkeet tuottavat valtavasti havaintoja

Oppilaitosten TKI-toiminta tuottaa jatkuvasti arvokasta tietoa työelämän muutoksista, teknologioista ja osaamistarpeista.

Usein tämä tieto jää kuitenkin hankeraportteihin tai yksittäisten projektien sisälle.

Strateginen johtaminen hyötyisi valtavasti siitä, että nämä havainnot tiivistettäisiin systemaattisesti osaksi laajempaa tilannekuvaa.

Laadullinen tieto jää usein sivuun

Monet strategisesti tärkeät kysymykset liittyvät ilmiöihin, joita numerot eivät yksin selitä.

Miksi opiskelija keskeyttää opinnot?Miten yritykset kokevat yhteistyön oppilaitoksen kanssa?Millaisia osaamistarpeita työelämässä todella syntyy?

Näihin kysymyksiin vastataan usein palautteissa, haastatteluissa ja hankeaineistoissa.

Juuri tämä tieto on usein kaikkein arvokkainta – ja samalla vaikeinta käsitellä.

Siksi se jää helposti sivuun.

Tarve uudelle tavalle tiivistää tietoa

Oppilaitoksissa ei siis ole pulaa tiedosta.

Haaste liittyy siihen, miten laajasta tietomäärästä syntyy nopeasti ymmärrettävä kokonaiskuva.

Tämä on yksi keskeisistä syistä, miksi kehitimme Tiivistämö-mallin.

Tiivistämön lähtökohta on yksinkertainen: päätöksentekoa ei yleensä auta datan lisääminen, vaan olennaisen esiin nostaminen.

Mallissa laajoja aineistoja – raportteja, palautteita, haastatteluja ja selvityksiä – analysoidaan tekoälyn ja kokeneen analyysin yhdistelmällä. Tavoitteena ei ole tuottaa uusia raportteja, vaan tiivistää olemassa oleva tieto selkeäksi kokonaiskuvaksi.

Toisin sanoen: poistaa epäolennainen ja nostaa esiin se, mikä todella vaikuttaa päätöksiin.

Oppilaitosten tulevaisuus ratkaistaan ymmärryksellä

Tulevaisuudessa lähes kaikilla oppilaitoksilla on pääsy samaan ennakointitietoon. Raportit ovat avoimia, tilastot julkisia ja analyysityökalut kehittyvät nopeasti.

Kilpailu ei synny siitä, kenellä on eniten dataa.

Se syntyy siitä, kuka pystyy muodostamaan datasta ensimmäisenä ymmärrettävän kokonaiskuvan – ja tekemään sen pohjalta oikeita päätöksiä.

Oppilaitoksissa on valtava määrä tietoa, joka kertoo tulevaisuudesta. Kun se saadaan tiivistettyä ja tulkittua oikein, siitä voi tulla yksi strategisen johtamisen tärkeimmistä voimavaroista.

Lopuksi

Oppilaitosten toimintaympäristö muuttuu nopeasti. Samalla ennakointitiedon määrä kasvaa jatkuvasti.

Siksi keskeinen kysymys ei ole enää: onko tietoa?

Vaan: miten siitä syntyy ymmärrys, joka auttaa tekemään parempia päätöksiä.

Tiivistämö on rakennettu tähän tarpeeseen.

Se ei lisää dataa vaan  tekee jotain paljon hyödyllisempää: poistaa epäolennaisen. Jäljelle jää se, mikä oikeasti vaikuttaa päätöksiin.